Mutaties in de boekhouding: uitleg en voorbeelden

Van factuur naar betaling

Wat is een mutatie in de boekhouding?

Een boekhoudmutatie is een verandering die je in je administratie vastlegt. Denk aan een verkoopfactuur, een inkoopfactuur of de betaling van een factuur. Door mutaties te verwerken, veranderen de bedragen op je rekeningen en de open posten van klanten en leveranciers.

Drie voorbeelden van boekhoudmutaties

• Een verkoopfactuur vastleggen. Je legt vast wat je aan een klant hebt verkocht en welk bedrag de klant nog moet betalen.
• Een inkoopfactuur vastleggen. Je legt de inkoop vast en welk bedrag je nog aan de leverancier moet betalen.
• Een betaling verwerken. Je verwerkt een ontvangst of uitgave op je bankrekening. Hoort deze bij een al geboekte factuur, dan werk je de bijbehorende open post bij.

Rekenvoorbeeld: een factuur van € 100 en de betaling

Dit vereenvoudigde voorbeeld gaat alleen over het openstaande factuurbedrag en de betaling. Het bevat geen btw-uitsplitsing of volledige journaalpost.

1. Je boekt de verkoopfactuur van € 100. Je klant moet nog € 100 betalen. Er is op dat moment nog geen geld ontvangen op je bankrekening.
2. Je klant betaalt € 100. Je verwerkt de bankontvangst bij de eerder geboekte factuur. Het openstaande bedrag van die factuur wordt € 0.
3. Je controleert de aansluiting. De ontvangst hoort bij de factuur. Je boekt dezelfde € 100 niet nogmaals als een nieuwe verkoop.

Bij een al geboekte inkoopfactuur werkt hetzelfde onderscheid: de factuur legt de inkoop vast; de betaling vermindert het bedrag dat je de leverancier nog verschuldigd bent.

Wat is het verschil tussen een boekhoudmutatie en een bankmutatie?

Een bankmutatie is een bijschrijving of afschrijving op je bankrekening. Een boekhoudmutatie is breder: ook het vastleggen van een factuur is een mutatie, terwijl er nog geen bankbetaling hoeft te zijn. Niet iedere boekhoudmutatie is dus een bankmutatie.

Hoe verwerk en controleer je mutaties?

1. Controleer de factuur of het betaalbewijs. Bekijk de datum, het bedrag en de bijbehorende klant of leverancier.
2. Controleer of de factuur al is geboekt. Koppel een betaling aan de bestaande open post als die aanwezig is, zodat je een verkoop of inkoop niet dubbel vastlegt.
3. Controleer je overzichten. Vergelijk de verwerkte bankmutaties met je bankafschrift en bekijk welke facturen nog openstaan.

Met online boekhouden in 7x24.nl verwerk je je administratie en bekijk je onder meer de balans, resultaten en open posten. Met online factureren maak en verstuur je verkoopfacturen.

Hoe zit het met betalingen via Mollie?

Een klantbetaling via Mollie, de ingehouden kosten en de uitbetaling op je bankrekening zijn verschillende onderdelen die op elkaar moeten aansluiten. Controleer daarbij of de verkoopfactuur al als betaald is verwerkt. Bekijk het historische stappenplan voor Mollie-mutaties en MT940 voor de daar beschreven situaties.

Kan ik bankmutaties automatisch laten aanleveren?

Voor het aanleveren van bankmutaties kun je de mogelijkheden van de Bizcuit-bankkoppeling bekijken. Een aangeleverde bankmutatie blijft iets dat je op de juiste verwerking controleert. Lees op de bankkoppelingspagina ook over toestemming, activering en afzonderlijke kosten per IBAN.

Hulp bij je administratie

Twijfel je hoe je een mutatie moet verwerken? Laat je accountant of boekhouder meekijken. Bekijk hoe je met je accountant of boekhouder in dezelfde administratie werkt. Een bijgewerkte administratie is ook het uitgangspunt voor het samenstellen van je jaarrekening.