Auditfile exporteren uit je boekhouding

Je administratie delen voor analyse en controle

Wat is een auditfile?

Een Auditfile Financieel (XAF) is een XML-bestand met financiële administratiegegevens in een gestandaardiseerde structuur. Je accountant of een andere ontvanger kan dit bestand gebruiken voor analyses en controles, als diens software de geëxporteerde versie ondersteunt.

Een auditfile exporteren uit 7x24.nl

De auditfile-export gebruikt het geselecteerde boekjaar van je administratie. Controleer daarom eerst of je in de juiste administratie en het juiste boekjaar werkt.

1. Werk je boekhouding bij. Verwerk de verkopen, inkopen en bankmutaties die in het boekjaar thuishoren en controleer de cijfers.
2. Maak de auditfile-export. Gebruik de auditfilefunctie in 7x24.nl voor de administratie en het boekjaar die je wilt aanleveren.
3. Controleer de overdracht. Spreek met de ontvanger af welke versie en periode nodig zijn. Bewaar het exportbestand zorgvuldig en deel het via een afgesproken, beveiligde route.

Lees ook hoe je met online boekhouden je administratie bijhoudt en hoe je samenwerkt met je accountant of boekhouder.

Welke XAF-versie ondersteunt de export?

De auditfile-export van 7x24.nl gebruikt XAF 3.2 met RGS-code. Controleer vóór aanlevering welke versie de ontvanger accepteert. Ondersteuning voor XAF 3.2 betekent niet dat ook XAF 4.0 wordt geëxporteerd. Heeft de ontvanger een andere versie nodig, stem dan eerst met support af wat mogelijk is.

De oorspronkelijke aankondiging en de verwijzing naar de versieontwikkeling vind je in het historische bericht over Audit file XAF 3.2.

Wat doet de RGS-code?

RGS staat voor Referentie GrootboekSchema. De codes koppelen grootboekrekeningen aan gestandaardiseerde referenties. Dat helpt de ontvanger om financiële gegevens herkenbaar in te delen en te analyseren.

Is een auditfile een volledige back-up?

Een auditfile is een gestructureerde export van administratiegegevens. Ga er niet van uit dat daarmee ook alle instellingen, documenten en bijlagen zijn opgeslagen of dat je de volledige boekhoudomgeving ermee kunt herstellen. Spreek afzonderlijk af wat je naast de auditfile moet bewaren.

Is dit hetzelfde als de RGS-brugstaat of de jaarrekening?

Nee. De auditfile is bedoeld voor uitwisseling van financiële administratiegegevens. De RGS-brugstaat voor aangiftesoftware is een andere bestandsroute. Een jaarrekening uit je boekhouding is een rapportage van de cijfers en toelichtingen.

Vragen over je export of overstap?

Wil je een auditfile gebruiken bij het overstappen van een ander boekhoudpakket? Bespreek vooraf met support welke gegevens kunnen worden overgenomen. Een exportbestand betekent niet automatisch dat een complete administratie kan worden geïmporteerd.